Billman Oy asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste
Kuka on rekisterinpitäjä?
Tämän rekisterin ylläpitäjä Billman Oy (Y-tunnus: 3300225-6), Jauhajankuja 1, 00990 Helsinki (”rekisterinpitäjä”)
Keiden tietoja rekisterissä on?
Tämän selosteen tarkoittamia rekisteröityjä ovat Billman Oy:n hallinnoiman kevytyrittäjyys-palveluun rekisteröityneet käyttäjät ja palvelun entiset käyttäjät (”rekisteröity”).
Mitä tietoja rekisteröidyistä kerätään?
- rekisteröidyn perushenkilötiedot: nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika ja –paikka, henkilötunnus ja kansallisuus;
- työhön liittyvät hallinnolliset tiedot: käyttäjätunnus, tilinumero, luottotiedot, tieto liiketoimintakiellosta ja ulosotosta;
- asiakaskommunikaatiossa mahdollisesti esiin tulleet tai vapaaehtoisesti luovutetut henkilötiedot; ja
- käyttäjän yhteyshenkilön IP-osoite.
Arkaluontoisia tietoja käsitellään vain, mikäli ne ovat tarpeen sopimuksellisten tai lakiin perustuvien oikeuksien tai velvollisuuksien hoitamiseksi lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Miksi henkilötietoja kerätään ja mihin niitä käytetään?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kevytyrittäjyyspalvelun tarjoaminen rekisteröityneelle henkilölle. Käsittely perustuu Billman Oy:n ja käyttäjän väliseen sopimukseen.
Henkilötietoja käsitellään asiakaspalvelutarkoituksessa ja tarjottavan palvelun hoitamiseksi ja kehittämiseksi, muun muassa:
- hallinnolliset asiat: asiakkaan rekisteröiminen, toiminimen perustaminen, asiakaspalvelutehtävät;
- pääsynhallinta: käyttöjärjestelmän käyttäjä- ja kirjautumistiedot ( paitsi salasana );
- veroasioiden hoitaminen: verojen ennakonpidätys;
- asiakastyytyväisyyden selvittäminen: palautekyselyt, käyttäjätestaukset;
- lakiin perustavien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvotteiden hoitamiseen.
Rekisterinpitäjä ei käsittele rekisteröityjen henkilötietoja muihin kuin tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, tai jollei se ole välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Mistä lähteistä ja miten henkilötietoja kerätään?
Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi keräämme tietoja erilaisista informaatiota tuottavista järjestelmistä (tietojärjestelmät) sekä viranomaisilta ja julkisista tietolähteistä (suomi.fi-palvelu, Oikeusrekisterikeskus, Verohallinto & kaupparekisteri).
Käyttäjä voi myös syöttää
rekisterinpitäjän hallinnoimaan järjestelmään omien asiakkaidensa
henkilötietojen laskutukseen liittyvien tietojen yhteydessä. Näiden tietojen
osalta kukin käyttäjä toimii rekisterinpitäjänä ja Billman Oy ainoastaan
järjestelmän ylläpitäjänä ja/tai tietojen käsittelijänä.
Kenelle tietoja voidaan
luovuttaa?
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
- lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa niitä tarvitseville tahoille, kuten veroviranomaisille sekä muille vastaaville viranomaisille;
- yhteistyökumppaneille ja IT-järjestelmien tuottajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta sen puolesta ja ohjeiden mukaisesti (esim. tietojärjestelmät, pankki, vakuutusyhtiö); ja
- rekisteröidyn suostumuksella osapuolille, jota suostumus koskee.
Kun henkilötietoja luovutetaan eteenpäin viranomaisille, yhteistyökumppaneille tai palveluntarjoajille, rekisterinpitäjä pyrkii aina varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.
Miten henkilötietoja käsitellään ja säilytetään?
Rekisterin
sisältämiä henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja säilytetään suojatulla
palvelimella, jonne pääsy on ainoastaan rekisterinpitäjällä ja
rekisterinpitäjän valtuuttamilla teknisillä ylläpitäjillä. Manuaalinen aineisto
säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Rekisterinpitäjän toimitiloissa on
kameravalvonta
Rekisterinpitäjän
hallussa oleviin henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat
niitä työtehtäviensä hoitamiseksi ja kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä
henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus
Kuinka tietoja suojataan?
Rekisterinpitäjä pyrkii toteuttamaan tarkoituksenmukaiset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
Kuinka pitkään kerättyjä
henkilötietoja säilytetään?
Käyttäjärekisterissä olevia
rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti
asiakaspalvelusuhteen ajan. Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan, kun
kymmenen (10) vuotta on kulunut viimeisimmästä asiakastapahtumasta, ellei
tietojen tai osan niistä edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan,
vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa
olevan oikeuksien turvaamiseksi.
Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lainsäädännön tai muun viranomaislähteen määräämän kuten esim. kirjanpitolain velvoitteen täyttämiseksi.
Mikäli rekisteröity peruuttaa aiemmin antamansa suostumuksen asiakassuhteen päätyttyä, poistetaan rekistereistä ne tiedot, joiden säilyttäminen ei ole lakien tai viranomaisten määräysten tai ohjeiden nojalla välttämätöntä.
Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hallussa olevat henkilötiedot. Rekisteröity voi pyynnöstä saada sovellettavan lain mukaisesti tarkastettavaksi omat tietonsa toimittamalla kirjallisen pyynnön rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Samoin rekisteröity voi milloin tahansa esittää pyynnön henkilötietojensa oikaisemiseksi, päivittämiseksi tai poistamiseksi rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei välttämättä voida poistaa tai niiden käyttöä ei voida vastustaa tai rajoittaa. Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Keneen voin olla yhteydessä?
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi tai haluat lisätietoja tietoturva-asioista, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojan yhteyshenkilöön.
Billman Oy
Jauhajankuja 1
00990 Helsinki
Ekaterina Evtikhevich
Info@billman.fi
044 901 9790
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet että rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät netistä.